Những điểm lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử

 

Khi xuất hóa đơn điện tử, có một số điểm quan trọng cần chú ý để đảm bảo tính hợp pháp, chính xác và thuận lợi trong quản lý kế toán – thuế. Dưới đây là những điểm cơ bản:

1. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hợp lệ

Doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế qua phần mềm được phép kết nối với hệ thống của Tổng cục Thuế.

Sử dụng đúng mẫu hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn đã đăng ký.

2. Thông tin trên hóa đơn phải đầy đủ và chính xác

Bắt buộc có các thông tin: Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán – người mua; tên hàng hóa – dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền; thuế suất, tiền thuế GTGT, tổng thanh toán.

Ngày lập hóa đơn: Phải đúng thời điểm phát sinh nghĩa vụ kê khai thuế.

Tránh sai sót thông tin (tên công ty, mã số thuế, số tiền, nội dung hàng hóa).

3. Ký điện tử đầy đủ

Hóa đơn điện tử phải có chữ ký điện tử của người bán.

Chữ ký của người mua là không bắt buộc, trừ khi hai bên có thỏa thuận riêng.

4. Thời điểm xuất hóa đơn

Phải xuất đúng thời điểm: Thông thường là ngay khi cung cấp dịch vụ hoặc giao hàng, không được chậm trễ.

Đối với một số lĩnh vực đặc thù (xây dựng, bất động sản, điện, nước…), cần tuân theo hướng dẫn riêng.

5. Xử lý sai sót

Nếu phát hiện sai sau khi gửi hóa đơn cho khách hàng (và đã gửi cơ quan thuế), cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế tùy trường hợp.

Không được tự ý sửa nội dung hóa đơn đã ký.

6. Lưu trữ hóa đơn đúng quy định

Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ ít nhất 10 năm dưới dạng điện tử.

Đảm bảo tính toàn vẹn và dễ tra cứu khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng.

7. Gửi hóa đơn cho người mua đúng cách

Gửi qua email, phần mềm, hoặc hệ thống liên thông.
Đảm bảo người mua nhận và đọc được hóa đơn, có thể tra cứu dễ dàng.

KHAI GIẢNG THƯỜNG XUYÊN CÁC LỚP TIN HỌC VĂN PHÒNG

Từ cơ bản đến nâng cao cho trẻ em và người đi làm

Liên hệ: GIA SƯ TIN HỌC THỰC CHIẾN

Hotline: 0868.922.687