Hướng dẫn Mail Merge (Trộn thư) trong Word

-


✅ MỤC TIÊU

Bạn sẽ tạo ra nhiều văn bản giống nhau (thư, hợp đồng, v.v.) với thông tin cá nhân hóa từ file Excel: họ tên, địa chỉ, email,...

BƯỚC 1: CHUẨN BỊ DỮ LIỆU TRONG EXCEL

File Excel phải có dạng bảng như sau:

HoTenEmailChucVuCongTy
Nguyễn Văn Aa@example.comGiám đốcCông ty ABC
Trần Thị B                    b@example.com                Nhân viên                Công ty XYZ

📌 Lưu file Excel lại với định dạng .xlsx, ví dụ: DanhSachNhanVien.xlsx

BƯỚC 2: TẠO VĂN BẢN GỐC TRONG WORD

Mở Microsoft Word, soạn thảo văn bản mẫu, ví dụ:

Kính gửi anh/chị: <<HoTen>>

Chức vụ: <<ChucVu>>
Công ty: <<CongTy>>

Chúng tôi xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của quý công ty.

(Chưa cần chèn trường ở đây, chỉ là mẫu nội dung thôi)

BƯỚC 3: LIÊN KẾT FILE WORD VỚI EXCEL

  1. Trên Word, vào Mailings (Gửi thư) > Start Mail Merge (Bắt đầu trộn thư) > Chọn Letters (Thư) hoặc E-mail Messages (Email) tùy mục đích.

  2. Chọn Select Recipients (Chọn người nhận) > Use an Existing List (Dùng danh sách có sẵn) > chọn file Excel bạn vừa tạo.

  3. Chọn sheet có dữ liệu, thường là Sheet1$.

BƯỚC 4: CHÈN TRƯỜNG DỮ LIỆU

Trong Word, di chuyển đến nơi muốn chèn dữ liệu, chọn:

  • Insert Merge Field (Chèn trường dữ liệu) > chọn các trường như HoTen, ChucVu, CongTy, v.v.

👉 Văn bản của bạn giờ sẽ trông như sau:

Kính gửi anh/chị: «HoTen»

Chức vụ: «ChucVu»
Công ty: «CongTy»

BƯỚC 5: XEM TRƯỚC VÀ HOÀN THÀNH

  1. Chọn Preview Results (Xem trước kết quả) để xem dữ liệu được chèn vào.

  2. Sau đó, chọn Finish & Merge (Hoàn tất & Trộn) >

    • Print Documents: In hàng loạt

    • Send Email Messages: Gửi email (yêu cầu Outlook)

    • Edit Individual Documents: Tạo ra 1 file Word chứa toàn bộ thư

GỬI EMAIL QUA MAIL MERGE (NẾU DÙNG EMAIL)

Nếu muốn gửi thư điện tử:

  • Chọn Finish & Merge > Send Email Messages

  • Tại “To”: chọn trường chứa địa chỉ email (ví dụ Email)

  • “Subject line”: nhập tiêu đề thư

  • “Mail format”: chọn HTML nếu có định dạng đẹp

📌 Lưu ý: Word sẽ sử dụng Outlook để gửi. Đảm bảo Outlook đang mở và đăng nhập.

📁 KẾT QUẢ

Bạn sẽ có:

  • Một loạt thư cá nhân hóa, mỗi người một bản.

  • Có thể in, xuất file PDF, hoặc gửi email hàng loạt.

Nhận xét

Đăng nhận xét

Cảm ơn bạn đã quan tâm

BÀI ĐĂNG NHIỀU QUAN TÂM

Hướng dẫn cài đặt và lập trình phần mềm Scratch

-
Hình ảnh
  1. Giới thiệu về Scratch Scratch được phát triển bởi MIT Media Lab. Có thể sử dụng online tại: https://scratch.mit.edu Cũng có thể tải về bản offline: https://scratch.mit.edu/download 2. Giao diện chính của Scratch Khi mở Scratch, bạn sẽ thấy 5 khu vực chính: Khu vực Mô tả Sân khấu (Stage) Nơi hiển thị hoạt động của nhân vật (sprite) Kịch bản (Code area) Nơi bạn kéo thả khối lệnh để lập trình Khối lệnh (Blocks palette) Các nhóm khối lệnh như Chuyển động, Hiển thị, Sự kiện, Điều khiển... Nhân vật (Sprites) Các nhân vật trong chương trình của bạn Hình nền (Backdrop)    Phông nền cho sân khấu 3. Các khối lệnh chính Các khối lệnh trong Scratch được chia theo màu: Màu Nhóm lệnh Chức năng Xanh dương Chuyển động (Motion) Di chuyển nhân vật Tím Hiển thị (Looks) Thay đổi ngoại hình, lời thoại Vàng Sự kiện (Events) Bắt đầu chương trình (ví dụ: khi nhấn cờ xanh) Cam Điều khiển (Control) Lặp, chờ, nếu… thì… Xanh lá Cảm biến (Sensing) Kiểm tra các điều kiện (chạm chu...
Đọc thêm

Tổng hợp các hàm cơ bản trong Excel

-
Hình ảnh
1. SUM() — Tính tổng Công dụng: Cộng tất cả các số trong phạm vi được chọn. Cú pháp: =SUM(number1, number2, ...) Ví dụ: =SUM(A1:A5) (Cộng tổng từ A1 đến A5) 2. AVERAGE() — Tính trung bình cộng Công dụng: Tính giá trị trung bình của các số. Cú pháp: =AVERAGE(number1, number2, ...) Ví dụ: =AVERAGE(B1:B5) 3. MAX() — Giá trị lớn nhất Công dụng: Tìm số lớn nhất trong dãy. Cú pháp: =MAX(number1, number2, ...) Ví dụ: =MAX(D1:D10) 4. MIN() — Giá trị nhỏ nhất Công dụng: Tìm số nhỏ nhất trong dãy. Cú pháp: =MIN(number1, number2, ...) Ví dụ: =MIN(E1:E10) 5. COUNT() — Đếm số ô chứa số Công dụng: Đếm các ô có chứa số. Cú pháp: =COUNT(value1, value2, ...) Ví dụ: =COUNT(B1:B10) 6. COUNTA() — Đếm số ô có dữ liệu Công dụng: Đếm các ô có chứa dữ liệu. Cú pháp: =COUNTA(value1, value2, ...) Ví dụ: =COUNTA(A1:A10) (Đếm số ô chứa dữ liệu từ A1 đến A10) 7. UPPER() - Chuyển chuỗi ký tự sang IN HOA Công dụng: Chuyển toàn bộ chữ cái trong chuỗi văn bản thành chữ in hoa . Cú pháp: =UPPER( text ) Text: Là ...
Đọc thêm

Bộ phím tắt thông dụng trong Word

-
Hình ảnh
🔹 Phím tắt cơ bản Hành động                Phím tắt Mở tài liệu mới                Ctrl + N Mở tài liệu đã lưu                Ctrl + O Lưu tài liệu                Ctrl + S In tài liệu                Ctrl + P Đóng tài liệu                                                             Ctrl + W 🔹 Phím tắt chỉnh sửa văn bản Hành động Phím tắt Cắt Ctrl + X Sao chép Ctrl + C Dán Ctrl + V Hoàn tác thao tác (Undo) Ctrl + Z Làm lại thao tác (Redo) Ctrl + Y Chọn tất cả văn bản Ctrl + A Tìm kiếm Ctrl + F Thay thế từ                     ...
Đọc thêm