Hướng dẫn Mail Merge (Trộn thư) trong Word

✅ MỤC TIÊU

Bạn sẽ tạo ra nhiều văn bản giống nhau (thư, hợp đồng, v.v.) với thông tin cá nhân hóa từ file Excel: họ tên, địa chỉ, email,...

---

BƯỚC 1: CHUẨN BỊ DỮ LIỆU TRONG EXCEL

File Excel phải có dạng bảng như sau:

HoTen	Email	ChucVu	CongTy
Nguyễn Văn A	a@example.com	Giám đốc	Công ty ABC
Trần Thị B	b@example.com	Nhân viên	Công ty XYZ

📌 Lưu file Excel lại với định dạng .xlsx, ví dụ: DanhSachNhanVien.xlsx

BƯỚC 2: TẠO VĂN BẢN GỐC TRONG WORD

Mở Microsoft Word, soạn thảo văn bản mẫu, ví dụ:

Kính gửi anh/chị: <<HoTen>>

Chức vụ: <<ChucVu>>
Công ty: <<CongTy>>

Chúng tôi xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của quý công ty.

(Chưa cần chèn trường ở đây, chỉ là mẫu nội dung thôi)

BƯỚC 3: LIÊN KẾT FILE WORD VỚI EXCEL

1. Trên Word, vào Mailings (Gửi thư) > Start Mail Merge (Bắt đầu trộn thư) > Chọn Letters (Thư) hoặc E-mail Messages (Email) tùy mục đích.

2. Chọn Select Recipients (Chọn người nhận) > Use an Existing List (Dùng danh sách có sẵn) > chọn file Excel bạn vừa tạo.

3. Chọn sheet có dữ liệu, thường là Sheet1$.

BƯỚC 4: CHÈN TRƯỜNG DỮ LIỆU

Trong Word, di chuyển đến nơi muốn chèn dữ liệu, chọn:

• Insert Merge Field (Chèn trường dữ liệu) > chọn các trường như HoTen, ChucVu, CongTy, v.v.

👉 Văn bản của bạn giờ sẽ trông như sau:

Kính gửi anh/chị: «HoTen»

Chức vụ: «ChucVu»
Công ty: «CongTy»

BƯỚC 5: XEM TRƯỚC VÀ HOÀN THÀNH

1. Chọn Preview Results (Xem trước kết quả) để xem dữ liệu được chèn vào.

2. Sau đó, chọn Finish & Merge (Hoàn tất & Trộn) >

   • Print Documents: In hàng loạt

   • Send Email Messages: Gửi email (yêu cầu Outlook)

   • Edit Individual Documents: Tạo ra 1 file Word chứa toàn bộ thư

GỬI EMAIL QUA MAIL MERGE (NẾU DÙNG EMAIL)

Nếu muốn gửi thư điện tử:

• Chọn Finish & Merge > Send Email Messages

• Tại “To”: chọn trường chứa địa chỉ email (ví dụ Email)

• “Subject line”: nhập tiêu đề thư

• “Mail format”: chọn HTML nếu có định dạng đẹp

📌 Lưu ý: Word sẽ sử dụng Outlook để gửi. Đảm bảo Outlook đang mở và đăng nhập.

📁 KẾT QUẢ

Bạn sẽ có:

• Một loạt thư cá nhân hóa, mỗi người một bản.

• Có thể in, xuất file PDF, hoặc gửi email hàng loạt.